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云南省电子公文归档管理暂行办法

来源: 时间:2018-11-25 17:03:34

云南省电子公文归档管理暂行办法

云南省电子公文归档管理暂行办法    云南省档案局 云南省人民政府信息化工作办公室  (二OO四年十一月十七日)  第一条 为了加强对电子公文的归档管理,有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《国家档案局电子公文归档管理暂行办法》和《云南省电子政务实施意见》等有关法规,制定本办法。  第二条 本办法所称的电子公文,是指各地区、各部门在云省电子政务、本部门计算机局域络和办公自动化应用系统中经处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。  第三条 各单位要重视电子公文管理,指定专人负责本单位的电子公文归档工作,将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位。  第四条 省档案馆、省信息化主管部门应参与和指导省直部门做好电子公文的归档工作。  机关档案部门应会同本单位信息技术部门参与和指导电子公文的形成、收集、整理和归档等工作,并建立健全电子公文归档、保管、维护和利用的规章制度。  州、市、县档案局会同当地信息化主管部门对本地区电子公文的归档管理工作进行监督和指导。  第五条 各级国家综合档案馆负责各种归档电子公文的安全保管、有效维护和提供利用工作。  电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性等,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。  第六条 电子公文的归档范围及保管期限,参照《机关档案工作条例》、《科技档案工作条例》等有关法规进行划定。  第七条 电子公文一般应在办理完毕后及时交档案部门归档。机关档案部门应在次年6月30日以前,向本级国家综合档案馆移交一套上年度的归档电子公文。  第八条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文,制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档,并使两者建立互联。  第九条 需要永久和长期保存的电子公文,应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。  第十条 电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等要与相对应的电子公文一同归档保存。  第十一条 电子公文的归档应在全省电子政务络、国家“金字号工程”络等基础平台上进行。各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。  第十二条 电子政务应用开发单位和信息技术开发单位,应按照国家有关要求和文件、档案一体化管理的原则,做好办公自动化系统的开发设计、升级换代和推广应用工作。  第十三条 电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全可靠的暂存存储器,存放处理完毕应归档保存的电子公文,以保证归档电子公文的完整、安全。  第十四条 电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志,随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。  第十五条 电子公文形成单位应在电子公文归档时,对相关项目进行检查,检查项目包括与纸质公文核对内容、签章,审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等,确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动,电子公文与相应的纸质公文内容及格式一致,处理过程无差错。  第十六条 归档电子公文的移交形式可以由交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从络上交接。  第十七条 通过存储载体进行交接的归档电子公文,移交与接收部门均应对其载体、技术环境和电子公文的可理解性进行检验,确保载体清洁、无划痕、无病毒等。  第十八条 归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密,必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。  第十九条 归档的电子公文,应按本单位档案分类方案进行分类、整理,并拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套提供利用,一套移交档案馆保管。  第二十条 机关档案部门应加强对归档电子公文的管理,严格遵守国家有关保密规定,会同信息技术部门妥善解决好涉密电子公文的安全保密措施。  第二十一条 档案部门应加强对归档电子公文的管理,提供利用有密级要求的归档电子公文,应严格遵守国家有关保密的规定。采用联的方式提供利用的,应采取稳妥的身份认定、权限控制及其他安全保密措施。  第二十二条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁,按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除,并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。  第二十三条 计算机辅助设计/制造系统、生产管理系统或电算化等系统产生的其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。  第二十四条 有关电子公文归档管理的技术标准和本办法中的未尽事宜,参照国家《电子文件归档与管理规范》和其他有关电子文件管理的标准和规定。  第二十五条 本办法由省档案局、省政府信息化工作办公室负责解释。  第二十六条 本办法自发文之日起施行。